George Mike, Rowlands Dave, Kastle Bill: Co je Lean Six Sigma?

Čtyři pravidla Lean Six Sigma

Pravidlo 1: Potěšit zákazníky rychlostí a kvalitou

• Hlas zákazníka – VOC (Voice of the Customer) – kvalitu určuje zákazník, názory a potřeby zákazníků jsou brány do úvahy při všech rozhodnutích o produktu, zákazníkovy potřeby by měly formovat většinu naší každodenní práce. Cílem je odstranit neshody, tj. cokoliv, co nesplňuje zákaznické požadavky.
• Zákazníkem není automaticky náš nadřízený, ale je to ten, kdo kupuje/používá výstup naší práce. Je to konečný hodnotitel a je třeba znát jeho potřeby, očekávání, měřítka kvality.
• Zákazník požaduje kvalitu, rychlost a nízkou cenu. Proces produkující mnoho chyb ale nemůže být rychlý, ani levný – odstraňovat čekání/zpoždění z procesu jde tedy ruku v ruce se zvyšováním kvality a snižováním nákladů.

Pravidlo 2: Zlepšovat procesy

• Pravidlo 85/15 (W. E. Deming): 85 % problémů je zabudováno do způsobu provádění práce (a je tedy pod kontrolou managementu), pouze 15 % problémů je zapříčiněno chybou jednotlivých zaměstnanců.
• Zlepšování procesu zpravidla sleduje dva hlavní cíle: 1) odstranění variability (kolísání kvality) a 2) zlepšení toku procesu (zrychlení).
• Sigma (σ) je ve statistice symbol pro velikost variability (rozptyl) v řadě dat. Proces s minimální variabilitou znamená, že hodnoty se pohybují v určitém intervalu (interval spokojenosti zákazníka).
• Výtěžnost procesu (množství produkce v kvalitě akceptované zákazníkem) představuje úroveň sigma.
  • Sigma 1 = výtěžnost 30,85 %
  • Sigma 2 = výtěžnost 69,15 %
  • Sigma 3 = výtěžnost 93,32 %
  • Sigma 4 = výtěžnost 99,38 %
  • Sigma 5 = výtěžnost 99,977 %
  • Sigma 6 = výtěžnost 99,99966 %
• Tok práce v procesu, tj. předávání výstupu mezi pracovníky/pracovišti, je třeba omezit pouze na ty kroky, které jsou nezbytné a přináší hodnotu zákazníkům (práce s přidanou hodnotou). Práce bez přidané hodnoty = plýtvání, které chce LSS minimalizovat.
• Rozpracovanost v procesu – WIP (Work-in-Process) – je množství jednotek, které jsou oficiálně v procesu, nebyla na nich dokončena práce. WIP bez ohledu na příčinu představují čas ve frontě, čas čekání, zpoždění, která je třeba odstraňovat.
• Rychlost procesu, průběžná doba (Lead time) = množství rozpracovaných jednotek v procesu (WIP) / průměrná rychlost dokončení (počet jednotek dokončených během časového úseku). Tedy jak dlouho trvá end2end proces (Littlův zákon).
• Složitost v procesu narůstá s počtem variant, což sice zákazník může uvítat, ale přílišná složitost navyšuje náklady organizace bez zpětné návratnosti. Tento faktor ale není rozhodován na úrovni řešitelského týmu LSS, jedná se o strategické manažerské rozhodnutí.
• Účinnost procesu – PCE (Process Cycle Efficiency) – představuje čas s přidanou hodnotou (Value-add Time) / Celková průběžná doba (Total Lead TIme). PCE pod 10 % naznačuje, že v procesu je hodně příležitostí pro zlepšení.

Pravidlo 3: Pracovat společně pro dosažení maximálního zisku

• Zásady dobré týmové spolupráce: 1) naslouchat druhým, 2) uplatňovat techniky diskuse (brainstorming aj.), 3) uspořádat/roztřídit/prioritizovat nápady a myšlenky, 4) rozhodnout.
• Sedm dodatečných doporučení LSS: 1) stanovit cíle, 2) přidělit zodpovědnost, 3) zvládnout konflikt (nalézt rovnováhu mezi otevřeností a konfliktem), 4) věnovat pozornost způsobu přijímání rozhodnutí, 5) zajistit efektivnost schůzek, 6) podporovat trvalé vzdělávání (kriticky hodnotit, co se udělalo, co se povedlo/nepovedlo a proč), 7) spolupracovat s jinými skupinami (nepracovat izolovaně).

Pravidlo 4: Rozhodovat se na základě faktů a dat

• Data mohou zásadně měnit naše každodenní rozhodování. Proto je třeba data potřebná pro rozhodování získávat a umět s nimi pracovat – sběr a analýza dat.
• Kategorie sledovaných dat:
  • Měření výsledku (odráží výstup z procesu – např. výsledek zápasu)
  • Měření procesu (odráží to, co se odehrává, aby bylo výstupu dosaženo – např. statistiky zápasu)
• Data, která by se měla určitě měřit: spokojenost zákazníka, finanční výsledky, rychlost (průběžná doba) potřebná k realizaci, kvalita (počty neshod).

Shrnutí – klíčová témata Lean Six Sigma:

• Zákazníci jsou důležití.
• Rychlost, kvalita a nízké náklady jsou propojeny.
• Pokud chcete dodávat kvalitu a rychlost při nízkých nákladech, je zapotřebí odstranit variabilitu i neshody a soustředit se na tok procesu.
• Pro přijetí správných podnikatelských rozhodnutí jsou zásadní data.
• Lidé musí pracovat společně, aby dosáhli zlepšení zajímavých pro zákazníka.

Pět zákonů Lean Six Sigma

• Zákon 1: Zákon trhu aneb zákazník definuje kvalitu a stanovuje priority pro zlepšování.
• Zákon 2: Zákon pružnosti aneb jak snadno mohou lidé přecházet mezi různými typy úkolů.
• Zákon 3: Zákon soustředění pozornosti aneb zaměřme se na 20 % aktivit v procesu, které způsobují 80 % problémů (tzv. časové pasti).
• Zákon 4: Zákon rychlosti (Littlův zákon) aneb rychlost procesu je nepřímo úměrná množství WIP.
• Zákon 5: Zákon komplexnosti a nákladů aneb snížení počtů a variant produktů znamená snížení WIP.

Implementace Lean Six Sigma

Role (funkce) v projektech Lean Six Sigma

• Champion – manažer na úrovni vrcholového vedení, odpovědný za řízení aktivit LSS, podává zprávy přímo generálnímu řediteli.
• Black Belt – zaměstnanec společnosti, který absolvoval minimálně 4-5týdenní školení ve vedení lidí a řešení problémů, obvykle pracuje v aktivitách LSS na plný úvazek, vede/koučuje projektový tým a odpovídá za dosažení projektového cíle.
• Master Black Belt – školitel Black Beltů, absolvoval pokročilejší školení v náročnějších metodách, podporují tým v případě potřeby.
• Green Belt – absolvent celého kurzu LSS, zná metody a nástroje LSS, má zkušenosti s vedením LSS projektu.
• Yellow Belt – absolvent přípravného kurzu LSS (zpravidla kratšího než u Green Beltů), zná metody a nástroje LSS, účastnil se LSS projektu.
• White Belt – absolvent úvodního informativního školení LSS.

Propojení Lean Six Sigma s podnikatelskými prioritami

• Práce na zlepšení v rámci LSS projektů se děje v souladu s podnikovými cíli, ne jako něco, co se dělá místo „skutečné práce“.
• Nejlepší je vybrat takové projekty, které se nejvíce vyplatí a zároveň mohou být dokončeny rychle a v rámci dostupných zdrojů.
• Revize projektu LSS probíhá v každé jeho fázi dle metodiky DMAIC.

„Kombinace dat se znalostmi a zkušenostmi je to, co odděluje opravdové zlepšování od pouhého fušování do procesu.“

„Musíte mluvit odděleně s manažery a pracovníky, abyste dostali pravdivé informace o tom, jaký by proces měl být a jaký ve skutečnosti je, a pak hledat způsoby, jak přehradit rozdíl mezi realitou a ideálem.“

Model DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control)

• Fáze „D – Definovat“ zahrnuje návrh projektu a sestavení týmu a plánu, dohodu na tom, co vlastně bude úspěchem týmu, dále získání dat o zákaznících, stanovení hranic projektu načrtnutím mapy procesu.
  • SIPOC procesní diagram – záznam procesu formou tabulky Suppliers-Input-Process-Output-Customers.
  • Mapa toku hodnoty (Value Stream Map) – vývojový diagram, z něhož je patrný tok dat, čekací doby, smyčky/opravy/vracečky aj. kritická místa.
• Fáze „M – Měřit“ zahrnuje zhodnocení současného systému měření, existuje-li, nebo jeho zavedení, neexistuje-li. Je třeba pozorovat a detailněji zmapovat proces, nasbírat věrohodná data a dokumentovat to, co se skutečně děje v procesu.
  • Mapa hodnoty času (Time Value Map) – graf s časovou osou a na ní ve sloupcích vyjádřena práce s přidanou hodnotou pro zákazníka a bez této přidané hodnoty.
  • Paretův diagram – sloupcový graf, kde každý sloupec představuje konkrétní příčinu sledovaného problému v procesu, sloupce jsou řazeny podle toho, nakolik problém závisí na dané příčině (vertikální osy). Soustředění se na nejvyšší sloupce znamená zaměřit se na nejzávažnější příčiny, jejichž vyřešení výrazně sníží celkovou chybovost.
  • Časové řady, průběhové diagramy – jednoduchý graf s datovými body (např. počet neshod) v pořadí podél časové osy.
• Fáze „A – Analyzovat“ zahrnuje rozbor sesbíraných dat a informací, tj. hledání nenáhodných seskupení v datech, soustředění se na kritická místa (původ skutečných příčin).
  • Diagram příčin a následků, tzv. „rybí kost“ – název problému jako hlava ryby, potenciální příčiny problému jsou uspořádány v kostře a jsou dále rozvětveny do dalších typů příčin nižší úrovně.
  • Korelační diagramy (Scatter Plots) – jednoduchý nástroj na určení (a vizualizaci) toho, zda mezi dvěma veličinami existuje vztah.
• Fáze „I – Zlepšit“ zahrnuje provedení změn v procesu, tedy výběr z variant řešení, zavádění pilotů pro vybraná řešení.
  • Výběrový diagram (PICK diagram) – porovnání alternativ řešení podle poměru vynaloženého úsilí / očekávaného přínosu do matice o čtyřech kvadrantech: Implementovat, Možná, Výzvy, Zrušit.
• Fáze „C – Řídit“ zahrnuje předání poznatků/výsledků vlastníkovi procesu, zdokumentování a zaškolení.
  • Regulační diagram – datové body jsou naneseny na časovou osu stejně jako v průběhovém diagramu, navíc jsou ale přímky (regulační meze) vyjadřující hranici standardní variability. Hodnoty nad jejich úrovní je potřeba prozkoumat.

Šest manažerských zásad pro podporu Lean Six Sigma

• Vybrat správné projekty
• Vybrat správné lidi
• Sledovat metodu
• Definovat role, zodpovědnosti a pravomoci (tabulka RACI – Responsibility-Accountability-Consultation-Inform – kdo s kým)
• Komunikovat, komunikovat, komunikovat
• Podporovat vzdělávání a školení